Sechs Profi-Tipps für die Eventorganisation

Als Fotoagentur begleiten wir jährlich hunderte Veranstaltungen – von Pressekonferenzen bis zu exklusiven Firmenevents. Ich bin zwar „nur“ die Fotografin – aber bei dieser Eventausbeute fallen mir natürlich Details zur Eventorganisation  hinter den Kulissen auf. 

Also habe ich mich entschieden in einer kleinen Serie über die richtige Eventplanung zu berichten. Das kommt ja letztendlich auch uns als Eventfotografen zugute.

Heute mal meine Tipps, welche Elemente Sie zuerst fixieren sollten, damit Ihr Eventorganisation reibungslos gelingt – und in atemberaubenden Eventfotos festgehalten wird.

1. Location: Der Rahmen Ihres Events

Die Eventlocation ist das Herzstück Ihrer Veranstaltung. Sie definiert den Stil, die Größe und oft auch die Atmosphäre.
Mein Tipp: Reservieren Sie frühzeitig, denn die besten Veranstaltungslocations sind oft viele Monate im Voraus ausgebucht – besonders in der Hochsaison. Achten Sie darauf, dass die Eventlocation nicht nur ästhetisch überzeugt, sondern auch praktische Anforderungen für ihr Event erfüllt: Ist ausreichend Platz für Gäste, Eventtechnik, Bühnen oder eine Ausstellungsfläche? Wie gut die Eventbeleuchtung? (Profi-Fotografen wie ich wissen, wie wichtig gutes Bühnenlicht und Raumlicht ist!)

Oft ist eine heimeliger Veranstaltungsort mit knarrenden Holzdielen und punktuellem Gelblicht aus den 50ern oder eine karge Almhütte in den Bergen nicht der Ort, der Zukunftsvisionen visuell auf den Punkt bringt.

Hangar 7 in Salzburg (c) wildbild

Auch die Erreichbarkeit ihrer Veranstaltungshalle (Bahn/Bus/Parkplätze) sollte mitbedacht werden.

2. EventTechnik und Mobiliar: Die unsichtbaren Helden Ihres Events

Die perfekte Eventtechnik – ob für die Beleuchtung, den Sound oder die Bühnenausstattung – wir arbeiten hier gerne mit Pansound https://www.pansound.at– kann Ihr Event auf ein neues Niveau heben. Und manchmal benötigt die Location zusätzliches Mobiliar, das Sie frühzeitig organisieren sollten um auch die Eventlogistik reibungslos zu managen.
Mein Tipp: Klären Sie direkt mit der Location, was verfügbar ist, und buchen Sie zusätzliche Technik oder Möbel so früh wie möglich. Schließlich wirken Bilder nur, wenn die Bühne perfekt ausgeleuchtet ist und alle Details stimmen.

3. Event Catering: Ihr Fest für alle Sinne

Ein Eventcatering bleibt in Erinnerung, wenn es alle Sinne anspricht – und gutes Essen ist dabei unverzichtbar.
Mein Tipp: Setzen Sie auf Eventcaterer, die nicht nur hervorragende Qualität liefern, sondern auch Wert auf die Präsentation legen. Ziehen sie das Motto ihres Event Designs auch beim Essen durch. Wenn es thematisch um Gesundheit geht, sollte sich das auch im Eventbuffet wiederspiegeln. Wenn es um zB Regionalität geht, sollte man das auch bei den Produkten am Buffet sehen. 

Als Eventfotografin weiß ich: Die Bilder, die ihre Gäste mit ihren Handies machen, beinhalten immer auch das Essen. Wenn dann das Thema des Events Designs mitschwingt, haben sie einen Treffer mehr gelandet.

4. Musiker oder DJ: Der Taktgeber Ihres Firmenevents

Ob elegante Hintergrundmusik, eine mitreißende Live-Band oder ein DJ, der die Tanzfläche füllt – die Event Musik prägt die Stimmung Ihres Events.
Mein Tipp: Musiker und DJs sind heiß begehrt, buchen Sie sie daher frühzeitig. Die musikalische Inszenierung muss natürlich zum Charakter Ihrer Veranstaltung Designs passen.
Stimmung sieht man auch auf meinen Eventbildern. Dafür sind wir die Foto Spezialisten.

5. Fotograf: Die unsichtbare Konstante  der Eventorganisation

Ein großartige Erlebnisinszenierung verdient es, unvergesslich zu werden – und genau hier komme ich ins Spiel. Als Eventfotografin fange ich die Emotion Ihrer Eventkreation ein: die strahlenden Gesichter, die besonderen Momente und die kleinen Details, die oft übersehen werden. Eine Gesamtheit der Eventdokumentation, die mit den Handies der Besucher nicht vergleichbar ist. Auf Wunsch werden natürlich auch sofort Pressebilder verschickt oder eine Galerie zum Download für die Kunden erstellt.
Mein Tipp: Buchen Sie Ihren Fotografen genauso früh wie die Location. Denn: Die besten Fotografen sind genauso schnell ausgebucht wie die begehrtesten Event Veranstaltungsorte. Übrigens: Ich biete Ihnen nicht nur erstklassige Fotos, sondern stehe Ihnen schon in der Planungsphase ihres Events mit Tipps zur Seite – damit Ihr Eventorganisation vom ersten Moment an den kreativen Drive bekommt. https://www.wildbild.at/eventfotografie-vom-firmenincentive-bis-zum-jubilaeum/

6. Showeinlagen: Das i-Tüpfelchen Ihrer Veranstaltungsorganisation

Eine spektakuläre Event Showeinlage oder ein besonderer Programmpunkt bleibt Gästen lange im Gedächtnis. Von Artistik bis Comedy – die Möglichkeiten sind endlos. Natürlich kennen wir hier zahlreiche Salzburger Artisten. https://www.instagram.com/p/Ckd455ro5nO/
Mein Tipp: Planen Sie Showeinlagen gut und rechtzeitig ein, damit sie nahtlos in den Ablauf Ihres Events integriert werden. Wenn sie ihre Einlage rechtzeitig avisieren, kann ihr Thema in die Eventorganisation mit eingebaut werden. Auch hier sollte man den roten Faden des Events nicht aus den Augen verlieren.

Natürlich wollen Sie diese Einlagen für die Nachwelt dokumentieren. Das kann nur der Profifotograf. Ihre Gäste und die Marketingabteilung sollen sich an dem Abend ja auf andere Dinge wie Kundenbetreuung konzentrieren.

Mein Fazit: Eventorganisation mit Perspektive

Als Eventfotografin erlebe ich hautnah, wie wichtig eine durchdachte Planung ist. Wenn Location, Technik, Catering, Musiker, Fotograf und Showeinlagen perfekt harmonieren, wird aus einer guten Veranstaltung ein außergewöhnliches Erlebnis. Lassen Sie uns gemeinsam daran arbeiten, Ihr Event zu einem Highlight zu machen – sowohl für Ihre Gäste als auch für die Ewigkeit in beeindruckenden Bildern.
PS. Und wenn euch bei der Selbstorganisation alles zu viel wird – holt euch rechtzeitig eine professionelle Eventagentur ins Boot.