Effiziente EventfotografIn: Tipps für Veranstalter

Was braucht der Eventfotograf ? Wir haben die Tipps für den Veranstalter:  „Je schneller wir die Bilder haben-desto besser.“  Das hören wir täglich. Erwartet wird, dass wir erste Bilder noch während der Veranstaltung liefern. Das ist auch möglich. Wir haben den Laptop normalerweise dabei. Doch der muss auch irgendwo Platz finden. Ein Tisch, ein Sessel und eine Steckdose – nur dann können wir in unserem gewohnten Workflow (von der Kamera zur Bildbearbeitung am Laptop) arbeiten.

Ideale Voraussetzungen für einen effizienten Workflow im Eventalltag

Meist haben Eventfotografen keine  Pausen, denn die Veranstaltung geht ja weiter und wir wollen kein Bild versäumen. Wird nur ein Fotograf bezahlt, muss oft gleichzeitig fotografiert und bearbeitet werden. Daraus folgt: Bildbearbeitung am Ort des Geschehens ist unumgänglich.
Die Technik (Ton, Licht..) hat meist einen Tisch nahe am Geschehen. Dort einfach einen Platz anzubauen und für uns mit zu planen ist am einfachsten, denn Strom ist da bereits vorhanden.

Ein Ansprechpartner vor Ort, der bei Gruppenbildern beim Zusammenstellen hilft und Kontakt zu VIPs und Konzernspitze ist, ist hilfreich.

1.Zugang und Ablaufplan

Je mehr Bewegungsfreiheit wir haben, desto besser werden die Bilder, desto mehr Blickwinkel können wir bedienen. (Leitern oder Bühnenzutritt) – in der Sitzordnung Mittelwege frei lassen. Ev. Badges besorgen und die Security informieren.
Ablaufpläne erleichtern uns die Koordination. (je früher desto besser) – spätestens vor Ort.
Bei Gruppen oder VIP Bilderwünschen bitte Vorab-Liste  – auch wenn sich wahrscheinlich nicht alles genau so realisieren lässt.

2. Verpflegung

Wenn jetzt noch an Wasser gedacht wird (in verschlossenen Flaschen, damit keiner was über die Computer leert), sind wir schon verwöhnt. Während die Gäste ersten, ist für das Fototeam Zeit, die Bilder zu bearbeiten. Das sind die wenigen Momente, wo auch nebenbei gegessen werden kann, da man da nichts versäumt.

Euere Höhepunkte sind unser Alltag. Das versuche ich meinen Kunden immer wieder klar zu machen. Für uns ist das nicht der eine besondere Tag im Jahr, wo man mal ohne Pause, ohne Essen und ohne Tisch oder Sessel 10-12 oder in Sonderfällen auch 16 Stunden durcharbeitet – von Station zu Station läuft und fotografiert, was immer auf der Bühne oder auch hinter den Kulissen passiert.  Für uns ist das Alltag.

3. Zeitrahmen

Wir kommen kurz vor Beginn zum Event (kurz davor heißt 10-15 min, wenn wir die Location kennen und auch mit dem Kunden schon öfter gearbeitet haben – also wenn wir wissen, was uns erwartet) – sonst kommen wir 30 min vorher. (Wenn ich 2 min nach Eventstart nicht da bin – bitte unbedingt anrufen – dann hat irgendetwas nicht funktioniert – falscher Tag eingetragen oder so  – das kommt alle 2-3 Jahre einmal vor)

Bitte realistisch einschätzen, wie lange wir bleiben sollen. (Wir helfen gerne bei der Einschätzung), um nicht „ausnahmsweise“ mal früher kommen zu müssen oder länger bleiben zu müssen. Der nächste Kunde möchte ja auch, dass wir pünktlich sind.

Im September sind wir traditionell gut gebucht. Da ist  „Das Besondere“ täglich gelebter Alltag. Auch Oktober, November, Mai und Juni sind Spitzenzeiten. Früher war auch die Festspielzeit mal Ausnahmezeit. Da sind nur noch vereinzelt Events zu fotografieren und Firmenevents wie Kongresse oder Jubiläen werden auf den Herbst geschoben. Da ist dann alles und alles gleichzeitig. Darum bitte rechtzeitig buchen. Damit kann man sicher gehen, den Fotograf seines Vertrauens noch zu bekommen.

4. Was heißt rechtzeitig buchen?

Normalerweise reicht es bei uns ein Monat vorab zu buchen, um sicher einen Fotografen zu bekommen. Natürlich gibt es Ausnahmetage, aber die sind selten und vorhersehbar (Donnerstage sind immer gut gebuchte Tage). Je früher wir Termine bekommen, umso einfacher wird es für uns,  die Mitarbeiterurlaube zu planen.
Natürlich ist es oft auch ein bis zwei Tage vorab noch möglich Fotografen zu bekommen, aber für größere Events wie Jubiläen oder Kongresse sollte man einfach wirklich nicht last Minute buchen.

Was wir ganz oft hören ist, dass eigentlich die Marketingabteilung selber fotografieren wollte, aber sich jetzt doch lieber um die Kunden kümmert – oder der Social Media Student sich so ein großes Event im Alleingang doch nicht zutraut. Oder der Mitarbeiter, der sich die neue Kamera gekauft hat, krank wurde. Und doch noch am gleichen Tag der Medienverteiler bedient werden will…

5. Wie kommen die Bilder zum Kunden?

Wir können die fertigen Bilder mit WeTransfer schicken, eine Bildergalerie zur Verfügung stellen (zum Einbetten oder weiterleiten an ihre Kunden), die Bilder per USB Stick liefern oder sofort mit Airdrop (nur Apple) teilen.

Wichtig wäre auch eine schnelle WLan Verbindung  – vor allem, wenn Medienverteiler oder Social Media live  gefragt ist.

6. Vertragsbedingungen

Unsererseits sind die Bedingungen klar und brauchen daher keiner gesonderten Vereinbarung oder keinen gesonderten KV.  Unsere Stunden – und Tagessätze sind pauschal und beinhalten alle Rechte. Die Rechte Dritter sind dabei nicht inkludiert.

Wohin sollen wir unsere Rechnung adressieren? Wenn das nicht im Vorfeld bereits per mail geklärt wurde – bitte eine Visitenkarte mitgeben.

Conclusio:

Wenn sie einen Kongress, Firmenjubiläum oder Incentive haben – buchen sie gleichzeitig mit der Location, dem Caterer, der Musik auch ihren Lieblingsfotografen. Planen sie neben der Eventtechnik einen laptopbreiten Sitzplatz mit Steckdose für ihn ein, stellen sie eine Flasche Wasser bereit und sollte der Arbeitstag länger als 5 Stunden dauern – auch Essen oder die Möglichkeit sich in einer Pause Essen zu besorgen.

Und wenn die Bilder oder einzelne Situationen gleich veröffentlicht werden sollen (gleich heißt trotzdem mit Bearbeitungszeit), dann bitte das vor dem Event bekanntgeben.

Bitte senden Sie uns spätestens zwei Tage vor dem Event per E-Mail die folgenden Informationen: Ihre Verrechnungsadresse, den geplanten Eventablauf, die Anfahrtsdetails (einschließlich der Navigationsadresse und Parkmöglichkeiten) sowie Ihre Wunschliste für die Veranstaltungsmotive.