Was kostet professionelle Eventfotografie?

Was kostet bei euch ein Eventfotograf?

Das ist meistens die erste Frage, wenn Unternehmen bei uns anfragen.
Eine pauschale Antwort gibt es allerdings nicht. Die Kosten für professionelle Eventfotografie hängen unter anderem davon ab, wie lange die Veranstaltung dauert, wie groß und komplex sie ist und wie viele Fotograf benötigt werden .

Eventfotografie beginnt nicht erst mit dem ersten Foto

Bei größeren Veranstaltungen gibt es oft schon vor dem eigentlichen Einsatz einiges zu besprechen.

Welche Programmpunkte sind wichtig?
Welche Personen sollen unbedingt fotografiert werden?
Welche Bilder braucht das Marketing?
Gibt es Presseanforderungen?
Sollen während des Events bereits Bilder für Social Media oder Medien verschickt werden?
Gibt es mehrere Bühnen oder parallele Programmpunkte?

Wir können auf mehr als 30 Jahre Erfahrung mit Veranstaltungen, Kongressen, Presseevents und unterschiedlichsten Branchen zurückgreifen.

Dieses Know-how bringen wir gerne schon in die Planung ein. Denn manchmal ist ein kurzer Austausch vorab der entscheidende Unterschied zwischen „Wir haben viele Fotos“ und „Wir haben genau die Fotos, die wir brauchen“.

Was gehört zur Arbeitszeit eines Eventfotografen?

Die Zeit, die ein Fotograf für ein Event im Einsatz ist, ist nicht nur die Zeit vor Ort.

Zum Gesamtaufwand können gehören:

Vorbereitung und Abstimmung mit dem Veranstalter
Anreise und gegebenenfalls Abreise
fotografische Begleitung vor Ort
Auswahl der Bilder
professionelle Bildbearbeitung
Export und Bereitstellung
Datensicherung und Archivierung
besonders schnelle Bildlieferung
Einrichtung und Betreuung einer Onlinegalerie
Kommunikation und Abstimmung mit Marketing oder PR
vereinbarte Nutzungsrechte

Gerade bei größeren Veranstaltungen kann die Arbeit rund um den eigentlichen Fototermin einen erheblichen Teil des Gesamtaufwands ausmachen.

Was beeinflusst den Preis eines Eventfotografen?

1. Dauer der Veranstaltung

Je länger die fotografische Begleitung, desto höher ist natürlich der Aufwand.

Ein zweistündiger Empfang ist anders zu kalkulieren als ein Kongress, der von 9 bis 18 Uhr läuft und anschließend noch eine Abendveranstaltung hat.

Bei langen Veranstaltungen spielt außerdem die Einsatzplanung eine Rolle. Ein Fotograf kann nicht unbegrenzt konzentriert arbeiten, wenn über viele Stunden hinweg wichtige Momente zuverlässig eingefangen werden sollen.

2. Größe und Ablauf des Events

Ein Kundenevent mit 50 Personen ist fotografisch anders zu planen als eine internationale Konferenz mit 1.000 Teilnehmer.

Besonders aufwendig wird es, wenn mehrere Programmpunkte gleichzeitig stattfinden.

Bei einem Kongress können beispielsweise parallel laufen:

Keynotes
Podiumsdiskussionen
Workshops
Networking
Ausstellerbereiche
Pressegespräche
Abendveranstaltungen

Hier geht es nicht nur um die Anzahl der Gäste. Entscheidend ist auch, wie viele Dinge gleichzeitig passieren.

3. Wie viele Fotograf werden benötigt?

Bei größeren Events kann es sinnvoll sein, mit zwei oder mehr Fotograf zu arbeiten.

Denn ein Fotograf kann nicht gleichzeitig auf der Hauptbühne stehen, einen Speaker im Backstagebereich fotografieren und im Foyer das Networking dokumentieren.

Das erhöht natürlich den Aufwand, ermöglicht aber auch eine wesentlich vollständigere Dokumentation der Veranstaltung.

Gerade bei Kongressen ist die Frage deshalb nicht nur: „Wie viele Stunden brauchen wir einen Fotografen?“

Sondern auch: „Was soll am Ende auf den Bildern zu sehen sein?“

4. Wie schnell werden die Bilder benötigt?

Das ist bei Eventfotografie ein wichtiger Faktor.

Wir bei Wildbild liefern unsere Bilder so schnell wie möglich aus, meistens noch am selben Tag oder spätestens am nächsten Tag.

Das ist besonders für Unternehmen interessant, die während eines Kongresses bereits Pressebilder verschicken oder noch am Abend Bilder für Social Media veröffentlichen möchten.

Dafür braucht es entsprechende Arbeitsabläufe und bei Bedarf auch einen Arbeitsplatz vor Ort.

Deshalb klären wir möglichst schon vor dem Event:

Wann werden welche Bilder benötigt und wofür?

5. Wie umfangreich ist die Bildbearbeitung?

Professionelle Eventfotografie bedeutet mehr, als die Speicherkarte nach der Veranstaltung abzugeben.

Die Bilder werden gesichtet, ausgewählt und professionell bearbeitet. Dazu gehören je nach Bild unter anderem die Optimierung von:

Belichtung
Farbe
Kontrast
Bildausschnitt
Bildwirkung

Bei größeren Veranstaltungen entstehen schnell mehrere tausend Aufnahmen. Aus diesem Material die relevanten Bilder auszuwählen braucht Zeit.

Das Ziel ist dabei nicht, möglichst viele Bilder abzuliefern.

Das Ziel ist eine brauchbare Auswahl, mit der das Unternehmen anschließend tatsächlich arbeiten kann.

6. Wofür sollen die Bilder verwendet werden?

Auch die geplante Verwendung sollte bereits bei der Anfrage besprochen werden.

Das Honorar für die fotografische Leistung und die Nutzungsrechte sind nicht bei jedem Fotografen automatisch dasselbe.

Bei Wildbild arbeiten wir grundsätzlich mit All-in-Verträgen. Trotzdem ist es sinnvoll, im Vorfeld zu wissen, wofür die Bilder hauptsächlich gebraucht werden.

Denn ein Bild für die interne Dokumentation ist etwas anderes als ein Foto, das später großformatig in einer hochwertigen Printkampagne eingesetzt wird.

Mögliche Verwendungen sind beispielsweise:

Pressearbeit
Website
Social Media
Newsletter
interne Kommunikation
Geschäftsberichte
Broschüren
hochwertige Printprodukte
Marketing und Werbung

Je genauer wir wissen, was geplant ist, desto besser können wir die fotografische Leistung darauf ausrichten.

Was sollte eine Anfrage für Eventfotografie beinhalten?

Je genauer die Informationen bei der Anfrage sind, desto schneller können wir ein passendes Angebot erstellen.

Hilfreich sind vor allem:

Veranstaltung

Datum
Veranstaltungsort
Beginn und voraussichtliches Ende
Art der Veranstaltung
Anzahl der erwarteten Teilnehmer

Fotografische Leistung

gewünschte Anzahl ein Fotograf oder Fotografenteam
wichtige Programmpunkte
gewünschte fotografische Schwerpunkte
Speaker und wichtige Personen
Networking und Atmosphäre
Sponsoren und Aussteller

Bildlieferung

Umfang (Pressefotos, Gesamtdoku, ..)
gewünschter Liefertermin
besonders schnelle Bildlieferung, falls benötigt
Onlinegalerie, falls gewünscht

Nutzung

Presse
Website
Social Media
interne Kommunikation
Print
Marketing und Werbung

Mögliche Zusatzkosten

Je nach Veranstaltung können außerdem dazukommen:

Anfahrt und Reisekosten
Übernachtung
zusätzliche Stunden
zweiter oder weiterer Fotograf
Express-Bildlieferung
besondere Leistungen vor Ort

Je genauer diese Punkte vorab geklärt sind, desto transparenter lässt sich ein Angebot kalkulieren.

Ein Fotograf, der vier Stunden vor Ort ist und die Bilder drei Tage später liefert, hat einen anderen Arbeitsaufwand als ein Fotograf, der vier Stunden fotografiert, währenddessen bereits Bilder auswählt und bearbeitet und noch am selben Abend eine fertige Auswahl für Social Media und Presse liefert.

Deshalb ist für uns nicht nur die Frage wichtig:

„Wie lange fotografiert ihr?“

Sondern:

„Was braucht ihr wann von uns?“

Denn genau daraus ergibt sich der Aufwand.

Eventfotografie, Kongressfotografie und Businessfotografie von Wildbild

Wir fotografieren seit mehr als 30 Jahren Veranstaltungen, Kongresse, Presseevents und Businessveranstaltungen.

Dabei geht es uns nicht darum, einfach möglichst viele Bilder zu produzieren.

Wir wollen zeigen, was passiert ist, wer dabei war und wie sich die Veranstaltung angefühlt hat.

Von der ersten Planung bis zur schnellen Bildlieferung denken wir den gesamten Ablauf mit.

Ihr plant das Event. Wir kümmern uns um die Bilder.

[Eventfotografie bei Wildbild anfragen unter office@wildbild.at]