Die Checkliste für den Eventfotograf

Eines der Spezialgebiete von wildbild Fotografen ist Eventfotografie. Bei größeren Events bekommen wir im Vorfeld schon eine Checkliste. Was sollte die beinhalten?

Das wichtigste gleich bei der Buchung ist natürlich das Datum samt ungefährer Einsatzzeit und den Einsatzort. Schließlich müssen auch Fahrtzeiten geplant werden. Um zu wissen, mit wievielen Fotografen wir vor Ort sein sollen, brauchen wir auch die ungefähre Personenzahl. Wenn es keine Parallelevents gibt, reicht bis ca 250 Personen ein Fotograf um möglichst auch alle Personen einmal fotografiert zu haben.

Für die exakte Checkliste der Motive ist länger Zeit. Das reicht ein bis zwei Tage vorher, wenn nicht spezielle Accessoires notwendig sind, die der Fotograf besorgen muss. Auch der Dresscode sollte angesprochen werden und bis wann die Bilder in welcher Form verfügbar sein müssen. (Für größere Dateimengen ev. Festplatte besorgen)

Gibt es eine Fotowand, an der am Eingang alle Personen beim Hereinkommen fotografiert werden sollen und hat drinnen unterdessen der Aperitif bereits begonnen, empfiehlt sich für den ersten Zeitraum ein zweiter Fotograf, da ja meist beim Aperitif die wichtigsten Pressefotos gestellt werden.
Hier ist eine genaue Checkliste von Promis wichtig. (Namensliste bitte vorab schicken, damit man sich die ev. nicht ganz so bekannten VIPs vorher noch im Internet ansehen kann). Noch besser ist, wenn bei den PR Fotos jemand dabei ist, der die Leute kennt, und beim Zusammenstellen hilft. (Das ist normalerweise die Aufgabe der PR Verantwortlichen im Betrieb oder der betreuenden Agentur.)

Wichtig ist, dem Fotografen vorab zu erklären, wofür die Bilder gebraucht werden. Ist eine generelle Presseaussendung oder Öffentlichkeitsarbeit geplant? Mit wievielen Bildern? Müssen Medien wie Zeitungen oder Zeitschriften exklusiv bedient werden? Ist eine Social Media Galerie geplant? Wie kommen die Eventteilnehmer zu ihren Bildern? Dient die Reportage nur internen Zwecken? Ist der Gegenstand des Events in irgendeiner Form geheim und darf keinesfalls an die Öffentlichkeit?

Den Besuchern sollte klar sein, dass hier fotografiert und gefilmt wird und die Bilder für die Öffentlichkeitsarbeit verwendet werden. (A-Ständer oder ähnliches vorbereiten)

Wenn alles das vorab geklärt ist, bekommt der Fotograf ev. noch eine Checkliste mit den gewünschten Motiven. z.B. Setup ohne Gäste, Location von außen, div. Transparente für Sponsorendeko, Getränke, Essen, Deko, genauer Ablaufplan, ..

Bei längeren Events bitte auch bedenken, dass Fotografen auch mal kurze Pausen und etwas zu Essen und Wasser brauchen. Ebenso brauchen Fotografen für ihren Laptop einen Arbeitsplatz (mit Steckdose), um Stehzeiten zum ersten Bearbeiten oder zumindest zum Sichern ihrer Fotos zu nutzen. Der sollte allerdings immer in der Nähe des Geschehens sein, um nichts zu versäumen.

No-Go s:
„Jeder Besucher muss einmal drauf sein.“
Das kann nicht funktionieren, da es immer Personen gibt, die keinesfalls fotografiert werden wollen und sich bewusst durchschleichen. (ca 10 Prozent)

„.. und fotografieren sie beim Essen alle Tische durch.“
Beim Essen fotografiert ein seriöser Eventfotograf nicht. Letzte Bilder kann man machen, wenn serviert ist. Sobald der Löffel zum Mund geführt wird, ist Ende. (Außer es handelt sich um ein Verkostungsevent od. Ähnliches). Man sollte auch keine Essensreste auf den Tellern haben und erst wieder fotografieren, wenn abserviert ist. Überblicksbilder von runden Tischen sind meist ohnehin aus visuellen Gründen verzichtbar.

 

 

 

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